Il provvedimento del Garante Privacy n. 754 del 18/12/2025 – pubblicato il 29 gennaio 2026 – ha evidenziato diverse violazioni legate alla gestione delle caselle e-mail individuali dopo l’interruzione del rapporto di lavoro.
In particolare, il Garante ha contestato:
- Il mantenimento attivo della casella individuale dell’ex dipendente per circa due mesi;
- L’inoltro automatico della corrispondenza in entrata verso altri account aziendali;
- La mancanza di misure idonee a proteggere i dati personali e la segretezza della corrispondenza.
La società è stata sanzionata con 40.000 euro e sono stati disposti provvedimenti correttivi.
Cosa prevede il provvedimento del Garante
Secondo il Garante:
- Le caselle e-mail individuali contengono dati personali e contenuti riservati, anche solo nei metadati o negli allegati.
- Non è possibile sostenere che la posta “lavorativa” sia liberamente accessibile per il solo fatto di appartenere all’azienda.
- L’approccio corretto è la disattivazione dell’account, l’attivazione di un autoresponder con contatti alternativi e l’adozione di misure per evitare la visualizzazione dei messaggi in arrivo.
- L’inoltro sistematico e la conservazione non selettiva della posta violano i principi di liceità, minimizzazione e limitazione della conservazione.
- Le procedure aziendali devono tenere conto anche dello Statuto dei Lavoratori (art. 4, L. 300/1970) per i profili di controllo indiretto sugli strumenti aziendali.
Check operativo per le aziende
È opportuno verificare subito i seguenti aspetti:
Gestione dell’offboarding
- Tempi e modalità di disattivazione degli account personali
- Presenza di deleghe formalizzate per le caselle condivise
- Coordinamento tra IT e HR nella revoca degli accessi
Continuità operativa e minimizzazione
- Utilizzo preferenziale di indirizzi di funzione (es. info@, amministrazione@)
- Archiviazione sicura tramite sistemi documentali e non tramite posta elettronica
Messaggi automatici e rispetto normativo
- Impostazione di autoresponder temporanei con recapiti alternativi
- Predisposizione di policy documentate e aggiornate
Il provvedimento conferma che la gestione post-cessazione delle email aziendali deve essere improntata a liceità, trasparenza e minimizzazione. L’adozione di procedure chiare e aggiornate tutela l’azienda da sanzioni e favorisce una transizione ordinata e conforme alla normativa.
Puoi leggere anche il nostro precedente articolo: “Posta elettronica e controllo del datore di lavoro: la Cassazione conferma i limiti”
Hai dubbi sulla gestione delle caselle email dopo la cessazione di un rapporto di lavoro?
Contattaci: i nostri consulenti Privacy sono a disposizione per verificare le tue procedure e supportarti nell’adeguamento operativo.
