Il provvedimento del Garante sul caso Piaggio
Con il provvedimento n. 476 del 18 giugno 2026, con il quale il Garante per la protezione dei dati personali è tornato su un tema che continua a creare molti problemi nelle aziende: la gestione delle caselle e-mail nominative dei dipendenti.
Nel caso esaminato, Piaggio aveva raccolto e conservato sistematicamente la posta elettronica aziendale. L’archivio era stato successivamente utilizzato, attraverso filtri e parole chiave, per ricercare comunicazioni risalenti anche a circa due anni prima dell’insorgere dei sospetti che avevano determinato l’indagine interna.
Secondo quanto accertato, il sistema prevedeva il backup delle e-mail per tutta la durata del rapporto di lavoro e fino a cinque anni dopo la sua cessazione, mentre i relativi log erano conservati per sei mesi. Il Garante ha ritenuto illecito il trattamento, ha vietato l’accesso ai dati raccolti e ha applicato una sanzione amministrativa di 460.000 euro.
Una casella aziendale non è liberamente accessibile
Il punto da chiarire è semplice: il fatto che una casella di posta sia aziendale non significa che l’azienda possa accedere liberamente al suo contenuto.
Una casella del tipo nome.cognome@azienda.it è certamente uno strumento di lavoro, ma contiene anche dati personali e corrispondenza riferibile al lavoratore e a soggetti terzi. Anche nel contesto lavorativo permane quindi una legittima aspettativa di riservatezza, riferita sia al contenuto dei messaggi sia ai dati esterni delle comunicazioni, come mittenti, destinatari, orari e oggetto.
Questo non significa che qualsiasi accesso sia sempre vietato in assoluto. Significa, però, che un eventuale accesso deve essere fondato su una finalità specifica, una base giuridica adeguata e modalità realmente necessarie e proporzionate. Devono inoltre essere rispettati gli obblighi di trasparenza e, quando il trattamento può determinare un controllo a distanza, le garanzie previste dalla disciplina lavoristica.
La posta elettronica non deve diventare un archivio storico
Il principio da tenere presente è quindi questo: la posta elettronica non può diventare un archivio storico a disposizione dell’azienda per eventuali verifiche future sul comportamento dei lavoratori.
Nel caso Piaggio, il Garante ha evidenziato che la disponibilità di un archivio generalizzato aveva consentito di ricostruire a ritroso l’attività dei dipendenti, recuperando messaggi anteriori alla nascita del sospetto che aveva dato origine ai controlli. La semplice possibilità tecnica di recuperare le comunicazioni non rende lecito il loro utilizzo. Anche eventuali esigenze di difesa, sicurezza o investigazione interna non giustificano automaticamente la conservazione indiscriminata dell’intera mailbox. Le esigenze specifiche devono essere valutate e documentate, limitando il trattamento ai dati effettivamente pertinenti e necessari.
Cosa fare quando un dipendente lascia l’azienda
Particolare attenzione deve essere prestata quando un dipendente lascia l’azienda.
Per generiche esigenze di continuità operativa non è corretto:
- accedere alla sua casella nominativa;
- inoltrare automaticamente le e-mail al responsabile o a un collega;
- trasferire l’intero contenuto della mailbox a un altro utente.
Il Garante ha considerato contrarie alla disciplina privacy anche procedure che prevedevano l’inoltro dei messaggi o il trasferimento della casella per generiche esigenze di servizio. Alla cessazione del rapporto, la soluzione ordinaria è disattivare e rimuovere la casella nominativa, prevedendo eventualmente per un periodo limitato un messaggio automatico che indichi ai mittenti un diverso indirizzo aziendale. Durante questo periodo devono essere adottate misure che impediscano la visualizzazione dei messaggi in arrivo. La corrispondenza non dovrebbe essere trasferita integralmente ad altri utenti. La successiva cancellazione deve avvenire secondo tempi definiti e documentati, fatte salve eventuali esigenze specifiche, legittime e circoscritte, da valutare caso per caso.
Come garantire la continuità aziendale
La continuità operativa deve essere organizzata prima che il dipendente lasci l’azienda.
Informazioni, documenti e rapporti con clienti e fornitori non dovrebbero rimanere esclusivamente all’interno di una casella nominativa. È preferibile utilizzare caselle funzionali, CRM, sistemi di gestione documentale, archivi aziendali e cartelle condivise. In questo modo l’impresa può continuare a operare senza dover accedere alla corrispondenza del singolo dipendente.
Cosa verificare subito in azienda
E’ necessario verificare:
- le modalità e i tempi di conservazione delle e-mail e dei relativi log;
- le persone autorizzate ad accedere alle caselle e-mail nominative dei dipendenti;
- le procedure adottate in caso di assenza o cessazione del rapporto;
- l’eventuale inoltro automatico dei messaggi;
- la gestione dei backup e delle investigazioni interne;
- la completezza delle informative e delle policy consegnate ai lavoratori.
La verifica dovrebbe coinvolgere, secondo l’organizzazione aziendale, le funzioni HR, IT, legale e privacy. L’obiettivo è evitare che procedure introdotte per comodità operativa si trasformino in forme di conservazione generalizzata o di controllo non conforme.
Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 476 del 18 giugno 2026, documento web n. 10272529.
Newsletter del Garante n. 550 del 29 luglio 2026.
