IL CASO
Un’azienda del settore trasporti è stata sanzionata per 50.000 euro per aver utilizzato un sistema di localizzazione GPS su veicoli aziendali in modo illecito, monitorando in modo continuativo circa 50 lavoratori senza fornire un’adeguata informativa e oltre i limiti autorizzati dall’INL
Le violazioni riscontrate
- Informativa carente o assente: i lavoratori non erano stati informati correttamente sulle modalità e finalità del trattamento, né sulla continua rilevazione dei dati GPS.
- Assenza di vetrofanie: sui mezzi aziendali non erano state applicate le vetrofanie riportanti il pittogramma indicato dal Garante.
- Trattamento sproporzionato: venivano tracciati anche chilometraggi, velocità e stato di accensione dei veicoli.
- Conservazione illecita dei dati: i dati erano conservati per oltre 180 giorni, in violazione del principio di limitazione della conservazione.
Principi da rispettare nel trattamento dati tramite GPS
Il Garante ha riassunto i principali accorgimenti che ogni titolare del trattamento deve osservare:
- Divieto di monitoraggio continuativo del lavoratore.
- Verifica degli eventuali dispositivi GPS installati su mezzi aziendali concessi al lavoratore ad uso promiscuo.
- Visualizzazione della posizione solo da soggetti autorizzati e nei limiti delle finalità.
- Disattivazione possibile durante le pause o fuori orario di lavoro.
- Pseudonimizzazione dei dati (es. eliminando riferimenti diretti alla targa o al dipendente).
- Conservazione dei dati solo se strettamente necessaria e per tempi limitati.
- Trattamento proporzionato e non eccedente rispetto a finalità legittime (esigenze organizzative, sicurezza, tutela del patrimonio).
Cosa fare come azienda
E’ necessario verificare i sistemi GPS eventualmente installati nella tua azienda e a valutare se:
- È presente un’autorizzazione valida dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro o se è stato sottoscritto un accordo con le RSU aziendali.
- I dipendenti sono stati informati correttamente e se sono state applicate le vetrofanie sugli automezzi.
- Sono stati nominati gli addetti autorizzati al trattamento ai sensi dell’art. 29 del GDPR.
- È stato sottoscritto un accordo sul trattamento dei dati personali con il fornitore ai sensi degli art. 28 del GDPR.
- I dati raccolti sono proporzionati, pertinenti e conservati nei limiti.
- E’ prevista la possibilità di disattivazione nei momenti opportuni.
In caso contrario, è necessario intervenire immediatamente per non incorrere in sanzioni.
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